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發票不見了怎麼辦？
發票不見了怎麼辦？還能報帳或節稅嗎？
— 老闆最常遇到的「憑證遺失」實務整理很多老闆、會計助理一定都遇過這種情況：
「明明有去加油／買材料，回來發票就找不到了…」
「出差住宿有刷卡，但發票被客人收走或弄丟…」
「年底要報帳、節稅時，才發現一堆發票不見！」
那這些支出到底還能不能入帳？還能不能合法節稅？
下面用白話說明，給你一個遇到「發票不見」時的處理SOP。
要報帳、列成本，一定要有「憑證」，但不一定只限統一發票。
稅法要求企業支出必須「有憑有據」才能列成本、費用。
發票當然是最標準的憑證，但如果真的遺失，
有時可以用「其他合法憑證」來補強，例如：
- 收據
- 合約
- 匯款水單
- 刷卡簽單或信用卡對帳單
- 貨運單、出貨單等
這筆支出要看得出來「花給誰」、「花多少」、「花什麼用途」。
不過，各種憑證可不可以被國稅局認定，要看情況與支出的性質，
最好交給專業記帳士判斷風險。
遇到發票遺失，不要直接放棄，建議依照這個流程來：
Step 1：確認是「買方聯」不見，還是整張發票真的沒有了？
- 如果是你手上的「買受人聯」不見了
👉 可以試著請對方協助開立「補發證明」或影本蓋章。 - 如果是賣方那邊也沒有留底（比較少見），就會比較麻煩。
Step 2：聯絡對方業者，問能否提供相關憑證
你可以試著請對方提供：
- 發票明細影本、電子發票證明聯重印
- 蓋上「與正本無誤」等章戳
- 或是開立收據，並附上交易證明
對方若有使用電子發票：
- 通常可以重新列印電子發票證明聯
- 或從平台上查詢交易紀錄
Step 3：確認這筆支出的重要性與金額大小
- 金額小、性質單純（像便當、停車費、零星耗材）：
→ 有時可由記帳士評估，視情況用其他方式處理 - 金額大或屬於重要設備、租金、長期合約：
→ 一定要想辦法取得足夠憑證，不然很容易被國稅局認定不得列成本
這是很多人會問的問題。
1. 只有刷卡簽單或信用卡對帳單，可以報帳嗎？
刷卡簽單本身不是統一發票，
但它依然可以作為「交易輔助證明」，
若搭配其他資料（例如合約、對帳單、訂單紀錄），
有時可讓國稅局在查核時認定為「還算有憑據」。
但就嚴格法規而言：
- 若是 一般可以開統一發票的店家
→ 最理想仍是有發票 - 若對方性質是免用統一發票的對象（如某些小規模營業人）
→ 就要看對方是否能提供「收據」，配合刷卡、匯款紀錄一起佐證
2. 只有匯款水單，可以入帳嗎？
如果對方屬於：
- 免用統一發票的對象
- 或是境外交易、特殊性質
- 匯款水單 / 銀行匯款明細
- 合約、訂單、email往來紀錄
👉 這類情況較為細緻，
建議務必讓記帳士先看過，評估風險再決定要不要列入帳。
如果確定發票已經無法找回，可以考慮以下方式：
1. 詢問對方是否可以補開憑證或提供影本
- 請對方重新列印電子發票證明聯
- 或提供統一發票影本，並蓋章證明與正本無誤
- 若對方為免用統一發票者，可請對方開「收據」附上統編
2. 當作老闆私人支出，不列公司成本（較保守作法）
如果：
- 金額不大
- 憑證完全無法補齊
- 又擔心日後稅務查核風險
不列入公司帳、當作老闆私下支出吸收，
雖然少了一點節稅空間，但能避免日後麻煩。
3. 建立「補單記錄」與說明（進階一點的作法）
有些公司會針對遺失憑證，做一個內部的「補單說明表」，內容寫明：
- 交易日期、對象、金額、用途
- 為何憑證遺失
- 由負責人或經辦人簽名確認
但在日後查帳或說明時，至少可以表明公司有誠實紀錄交易，而非刻意隱匿。
會，而且通常是「少了可以列成本的金額」，
簡單說就是：
你的「可扣除費用」變少，公司看起來就比較賺錢，要繳的稅就可能比較多。
但與其硬是用不合理、沒憑證的支出硬塞帳上，
未來被國稅局剔除成本、加計稅額與罰鍰，
反而會得不償失。
所以：
- 小額、零星遺失 → 可以視情況平衡風險
- 大量、經常性憑證遺失 → 必須趕快檢討管理流程
可以從幾個習慣開始改善：
- 當天收好憑證：
出差或採購回來當天就交給負責收發票的人，不要堆在車上、包包裡。 - 分類存放：
可備一個「當月憑證夾」，所有發票、收據先暫放這裡。 - 搭配電子工具：
有些公司會拍照存檔，或搭配簡易的進銷管理系統，
讓資訊不只依賴紙本，至少先有紀錄。 - 跟記帳士事務所配合好交件日期與方式：
例如：- 每月初固定交上個月的憑證
- 用袋子或資料夾清楚標示月份
- 請記帳士幫忙提醒缺件清單
每一種支出、行業、對象都不太一樣，
不是一句「可以」或「不可以」就能通殺所有情況。
最實際的方式，是把：
- 支出用途
- 目前手頭上還有的證明（匯款單、刷卡單、合約、email紀錄等）
看可以怎麼補強、能列多少、風險在哪裡。
如果你在台中或中部，
常遇到發票遺失、憑證不足、不知道能不能入帳的問題，
可以直接諮詢：
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不管你是：
- 剛開始做生意，帳務一團亂
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- 擔心以前亂塞成本，未來被查稅會出問題
都可以先透過電話或 LINE 跟 慧明稅務記帳士事務所聊聊，
讓專業團隊幫你檢視有哪些支出可以合法列帳、
又可以在風險可控範圍內，做到真正的「安心節稅」。
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